Penerapan Metode PDCA untuk Mengurangi Insiden Kesalahan Pengarsipan Rekam Medis: Studi Kualitatif di Rumah Sakit Daerah di Indonesia

Abstract

Misfile rekam medis merupakan permasalahan serius dalam manajemen rumah sakit karena dapat memperlambat pelayanan, mengganggu kesinambungan informasi pasien, dan menurunkan mutu layanan. Penelitian ini bertujuan mengevaluasi upaya perbaikan kejadian misfile menggunakan pendekatan Plan-Do-Check-Action (PDCA). Penelitian dilakukan dengan desain kualitatif melalui wawancara mendalam, observasi, dan studi dokumentasi pada unit rekam medis RSUD Kabupaten Buton Selatan. Data dianalisis secara deskriptif-kualitatif berdasarkan tahapan PDCA, meliputi perencanaan, implementasi, evaluasi, dan tindak lanjut perbaikan. Penelitian menemukan tahap Plan menghasilkan optimalisasi tracer, buku ekspedisi, serta penyusunan SOP penggunaan tracer. Pada tahap Do, SOP disosialisasikan dan diimplementasikan selama tiga bulan (Maret–Juni 2024). Evaluasi pada tahap Check menunjukkan penurunan signifikan frekuensi misfile; sebelum intervensi terjadi setiap hari, sedangkan setelah intervensi jumlahnya tidak lebih dari enam berkas dan tidak terjadi setiap hari. Tahap Action menghasilkan penerapan SOP penyimpanan berkas dengan pemanfaatan tracer dan buku ekspedisi secara berkelanjutan. Penerapan PDCA efektif menurunkan kejadian misfile rekam medis. Implementasi berkelanjutan memerlukan dukungan anggaran, sarana pendukung, dan kepatuhan terhadap SOP pengelolaan rekam medis